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【應用案例賞析】視頻會議系統在集團型企業中的應用

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內容簡介

1 應用背景   某集團公司是國務院國資委監管的中央企業,是集資產管理、資本運營和生產經營于一體的大型國有獨資公司。該集團公司作為首批董事會試點中央企業,采取“戰略管控 +財務管控”的管控模式,實行三級法人體制,集團定位于戰略投資中心,下屬二級板塊企業定位于經營管理中心,三級成員企業定位于成本利潤中心。集團公司控股二級板塊公司4 家,下轄三級成員企業 70 多戶,直接控股成員企業 3 家,現有員工約 8 萬人。集團所屬成員企業遍布于全國 24 個省( 區、市) 和贊比亞、印度等國家,其中 10 余戶成員企業為國家大型一類、二類企業。集團公司總部設辦公室( 信息化辦公室) 、戰略投資部( 安全生產部、科技管理部) 、法律事務部( 政策研究室) 、審計風險部( 紀檢監察部)、資產財務部、人力資源部( 董事辦公室、黨委組織部) 、黨群工作部( 企業文化部、團委) 、信訪辦公室( 工會辦公室) 等部室。總部機關管理人員控制在 60 人左右。結合確保集團整體健康穩定發展的整體戰略思路,集團公司提出必須著手解決以下問題:   ( 1) 面臨國際化的發展機遇,如何迎接進行跨區域、跨國家經營管理所帶來的挑戰;   ( 2) 產品多元化、流程復雜化狀況下,集團內產業鏈上下游企業或廠區如何有效協同;   ( 3) 所屬企業分散,人、財、物如何管控;   ( 4) 如何降本增效,在降低成本的同時增強同業競爭力。這些問題的解決,離不開反復溝通。在各項工作的組織中,如何將領導者的意圖及時準確地傳遞到各級執行者,并及時得到信息反饋,是必需解決的問題。而視頻會議系統的應用卻恰恰是集團公司解決以上問題的一把利器。   2 現狀分析   2006 年,集團公司建立三級法人組織體系,同時集團公司總部組織架構基本確立。體系成熟、工作機制確立后,集團公司與所屬企業間,很多工作需要及時溝通。信息傳遞的準確性、及時性上暴露出許多亟待解決的問題。   (1) 公文不能及時傳遞,文字信息滯后,工作效率低。當時集團公司尚未建立辦公平臺,公文傳遞手段是郵局傳遞、傳真機傳送; 傳遞介質為紙質文件。速度慢,存在交換環節丟失、反饋不及時等現象。   (2) 緊急待辦事宜多使用電話溝通,信息多部門、多層級傳遞困難。普通電話溝通是一對一完成的。如遇多頭事宜及需要再次傳達事宜不可避免有失真現象。   (3) 面對面會議,參加人到場困難,不好組織;公司有兩個會議室,利用率很低; 總部出差人員及會議相關的外地工作人員,參會出勤無法保障。   (4) 隨著集團整體業務的迅速擴展,與國外企業、專家溝通交流日趨頻繁,需要高效便捷的會議組織方式。   3 應對措施   鑒于集團下屬企業跨領域、跨地域甚至跨國家的特點,以及集團公司人員編制少,領導及員工出差多,很多事宜急于迅速快捷溝通協調的具體需求,作者提出兩種解決方案,一是建立視頻會議系統,二是建立電話會議系統。

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